会议组织程序
本指南描述了MLA大会上的各种会议和组织它们的程序。所有与这些程序有关的信件都应发送到MLA会议办公室。会议办公室的电子邮件地址是convention@mla.org．
1.谁可以组织会议
大会上的会议由MLA论坛、个别成员、联盟组织和协会的委员会安排。
2.所有会议的指引
最后期限。提交所有年会计划表格的截止日期是4月1日．所有届会的参加者必须在举行大会的前一年的4月7日之前列入会员名册，否则必须已被批准放弃会员资格。188金宝慱图片
会话格式。MLA会议可以是正式的小组讨论、圆桌会议(可能是交互式电子演示)、研讨会或特别活动。个别成员也可提议成立工作组或举办研讨会。方案委员会欢迎不属于上述任何一类的创新会议建议。请联络立法会会议办事处(convention@mla.org)如果你有问题。
小组会议包括一个主持人和三次正式的陈述(每次最多18分钟)，以及至少15分钟的非结构化讨论。如果包括四个发言者，或有一个答辩人，陈述应相应地缩短，主持人必须确保至少有十五分钟的讨论时间。
圆桌会议包括主席在内最多有8人参加，但没有正式的报告。与会者将参与广泛的学术或专业问题的非正式讨论，重点是小组成员和与会者之间的互动。电子圆桌提供交互式演示，并允许与会者在3到8个站之间走动，这些站将设置在会议室周围，配有适当的视听设备。
研讨会是由一个或两个主持人领导的密集讨论。他们强调所有会议参与者的参与，并专注于实践学习和职业发展，为参与者提供明确的收获。工作坊专注于专业发展或专业兴趣、责任和熟练程度(例如，教育学、指导、学术自由、部门管理)。研讨会可以在75分钟的会议中进行，也可以有3个小时的时间来更深入地探讨问题。三小时工作坊不能作为保证课程提交，必须由计划委员会审查。这些讲习班将要求参加者预先登记，并在某些情况下支付费用。所有工作坊提案必须符合MLA要求，并遵循所需的提交程序。
特别的活动包括诗歌朗诵、电影或观众感兴趣的表演。MLA执行主任在项目委员会的协助下，审查和批准特别活动。论坛，MLA委员会和联盟组织可以提议一个特别的事件作为他们的非保证会议之一。个别会员也可提出这类活动。看到第六节。
工作组是由个别成员提出的，他们发出参与号召，然后召集8到12名参与者在大会期间举行两到三次会议，讨论他们的工作，努力达成一个集体项目或成果。所有获核可的工作组都必须在上面设立工作组MLA共用，在公约开始前，文件和其他材料必须分发给与会者和审核员。会议时间将用于非常简短的报告和扩展的讨论，而不是用于阅读论文。工作组的工作范围超过一届会议，因此工作组的与会者将不能参加任何其他会议。
188金宝慱图片．虽然任何已登记参加大会的人都可以参加会议，但只有当前的MLA成员才能组织、主持或正式参加会议(即，发表演讲、担任讨论者或将他们的名字列在计划中)。立法院会议的参加者必须是其提议的会议提交当年的立法院成员。例如，2023年公约的会议将于2022年提交。参加者必须在2022年4月7日前成为会员。现任MLA成员可以查看会话参与者的成员188金宝慱图片状态．需要会员号和密码才能访问MLA网站的会员专区。
根据执行主任的酌处权，非学者和从事语言和文学以外学科工作的学者可豁免会员资格要求。188金宝慱图片当提交表格时(4月1日提交截止日期)，请求必须包含在项目副本表格的人员部分。发言者每五年可获豁免一次。发言人的学科(历史、经济学、心理学等)或职业(馆长、档案管理员、律师等)和要求弃权的理由必须在表格上注明。请注意，被豁免的非会员不能组织或主持会议。
登记．所有会议参与者，包括那些获得会员资格豁免的人，必须登记参加大会。188金宝慱图片
付款人．有限的资金可提供给合格的豁免非会员。资助对象仅限于研究生、收入低于3万美元的学生以及居住在美国和加拿大以外的人。符合这些要求的被豁免非会员可获得不超过400美元的部分旅费报销。资金的申请必须直接来自非会员。
被豁免的非会员在申请资助前必须在公约中登记。请求援助的截止日期是12月1日。旅行援助是在大会结束后以偿还支票的形式提供。在支付资金之前必须提交详细的收据。有关资金的进一步信息，请访问MLA财务援助页面或写awards@mla.org．
参与会议．为了让尽可能多的会员积极参加年会，一个会员只能在一个会议计划中被列入两次。提交论文，担任小组成员或答辩人，促进研讨会，或主持会议，都有助于进入大会计划。这两个清单可能出现在单个会话中，也可能出现在两个不同的会话中。注:工作组的工作范围超过一届会议，因此工作组的与会者将不能参加任何其他会议。
一名成员每年只能提议举行一次特别会议。
来自同一机构的与会者(包括主持人和答辩人)不得超过两人，除非该机构是会议的关键方面。
代表大会核准了每届会议结束时必须有十五分钟讨论时间的政策;因此，计划委员会强烈建议在一个小组会议中不超过三个主要的陈述。
任何圆桌会议最多可列出八名与会者(包括主持人和应答者)及其所属机构，会议的大部分时间应分配给小组成员和与会者之间的讨论。
研讨会通常由一到两名主持人领导。
长度的会议．除全体会议和一些研讨会外，所有大会持续一小时十五分钟;全体会议持续一小时四十五分钟;研讨会(根据类型而定)持续3小时或1小时15分钟。每个小组会议的最后必须留至少15分钟的时间进行讨论，而大多数其他的会议形式都将讨论贯穿始终。
要求论文．要求论文将潜在的会议组织者(论坛、MLA委员会、联盟组织或个人成员)和参与者聚集在一起。要求提交文件只是提议开会的意向声明;他们不以任何方式约束组织者或项目委员会。
在明年1月召开的大会上，征集论文的公告可以在网上发布，直到2月底。看到日历的最后期限为更多的信息。网站上的论文征集必须限制在35个字以内，包括会议的标题，但不包括发布公告的人的姓名和地址。MLA保留对提交到网站的论文进行编辑的权利。
3.论坛会议
MLA论坛包括协会的学术和专业关注。每个论坛可安排至少一次1小时15分钟的保证会议。分配给每个论坛的保证会议数量由计划委员会决定。每个小组会议的最后必须留至少15分钟的时间进行讨论，而大多数其他的会议形式都将讨论贯穿始终。论坛也有可能再组织两届会议;提案将由计划委员会审查，该委员会将选择在大会上举行的额外会议。各实体(论坛、联盟组织、MLA委员会)可以独立或与另一个实体合作提交提案，但将优先考虑合作提交的提案。如果一个论坛提交了两个非担保会议的提案，则必须有一个提案是协作会议。请注意，每个实体只能提交和参与一个协作会议。
作为其常规方案的替代方案，论坛可以提议召开全体会议(见第5节)，可能与另一个论坛、MLA委员会或联盟组织一起举行。安排全体会议的论坛也可以在大会期间组织另一次会议。
执行委员会项目职责．论坛执行委员会负责规划论坛会议。执行委员会主席有责任处理会议组织的细节，并为会议计划准备副本。如果主席将这些责任委托给执行委员会的其他成员，必须通知MLA大会办公室。鼓励论坛执行委员会在组织会议时尝试各种形式。例如，论坛会议可以是圆桌会议、小组讨论、研讨会、两位演讲者或一位发表重要讲话的演讲者。
执行委员会在大会期间开会，为未来的会议选择议题，并处理其他事务。在年会结束后，每一个执行委员会的秘书(他将在当年的年会结束后成为主席，因此将为下一年的年会组织计划)，如果论坛计划提交多于一届的会议，则必须以电子方式提交至少一届论坛会议的论文征集书。鼓励论坛发布论文呼吁，以使所有MLA成员参与。该电话应包括提交的截止日期，论文应发送给谁的名字，和其他相关信息(见要求论文详情见第二节)。
执行委员会可以在大会期间为论坛成员安排非正式的社交聚会——午餐、晚餐、招待会或现金酒吧。所有这些类型的活动都可以在场外举行，但只有现金酒吧和招待会可以在总部场地举行。在安排会议时，会议办公室无法考虑论坛可能在会议时间内举办的任何场外活动。为防止冲突，强烈建议在项目完成后安排此类场外活动。现金吧和在总部举行的招待会将安排在现金吧时间段(大会的周五和周六晚上7:15-8:30)。执行委员会应注意，举办社交活动是有成本的，MLA不承担执行委员会安排的任何社交活动的财务责任。
为论坛节目选择主题．由于论坛会议在范围和出席人数方面属于最大的公约会议之一，因此敦促各执行委员会至少提前一年或更长时间规划其会议的暂定主题。在为论坛会议选择专题时，执行委员会应牢记，论坛代表会员感兴趣的主要领域，其会议在若干年期间应设法传达论坛会员感兴趣的范围。188金宝慱图片执行委员会成员可以访问过去的会议公约的历史在MLA网站上
选择扬声器．执行委员会可以在MLA网站上征集论文要求论文任何执行委员会如计划为某一特定公约提议一届以上的会议，必须提交其中至少一届会议的文件征集书。
准备程序副本．主席负责在4月1日截止日期前向MLA大会办公室提交方案的最后副本。提请各主席注意，他们必须遵守关于会员资格和发言者的报酬的准则(见第二节)。188金宝慱图片
4.特别会议
特别会议与有保障的公约会议有两个不同之处:(1)特别会议由个别成员发起和组织，就范围有限的议题交换意见;(2)每年须经项目委员会批准。一名成员每年只能提议举行一次特别会议。会议的组织者负责安排会议(例如，确保小组讨论至少有15分钟的时间;会议的大部分时间用于圆桌会议和讲习班的讨论)和监督报告的长度(三次正式报告每次最多18分钟)。会议形式由主办单位决定;论文可以提前在公共或私人团体中传播MLA共用，在会议开始时总结，或由与会者发表。圆桌会议和讲习班遵循下文概述的形式会话的格式在第二节。
计划委员会审查所有关于特别会议的有效建议，并选择将在大会上举行的特别会议。特别会议提案必须在不迟于4月1日通过立法会议网站提交才能生效。申请人必须是现任立法会议员。所有会议参与者必须是MLA成员或在4月7日之前已被授予成员豁免。188金宝慱图片委员会的目标是批准关于广泛主题和方法的会议，注意不要批准关于同一主题的过多届会。
为特别会议选择主题．仔细选择题目是准备好提案的第一步。主题应该足够具体，以便在分配的1小时15分钟内充分处理。组织者应始终牢记预留15分钟讨论时间的要求。比如教学作文，普鲁斯特的作品杜côté德奇斯旺，或者原型批评太宽泛。更合适的话题是社区大学作文教学的新方法，普鲁斯特笔下的自然意象杜côté德奇斯旺的原型解释红字．由于会议是专门的，根据会员兴趣的变化，每年的主题可能会有很大的不同。188金宝慱图片
组织特别会议．会议组织者应仔细考虑他们对小组成员和其他与会者的选择，并在他们的建议中只列入那些正式同意参加会议的人的姓名，如果会议获得批准的话。组织者在提交提案前必须获得这些承诺。所有参与者必须在4月7日之前成为MLA的成员，并必须注册为公约(关于成员和注册细节，请参阅第二节)。188金宝慱图片一个成员可以被列入该计划两次，无论是在两个不同的会议中，在一个会议中两次，或作为一个工作组的一部分。提交文件或同意担任两届以上会议答辩或主席的成员必须通知每届会议的组织者，然后，组织者应在其提案中(在会议说明中)指出如果需要替换成员，由谁替换该成员。在小组讨论中，通常应该有三个小组成员。在圆桌会议中，包括主持人在内，最多可有8人参加。对于研讨会，通常有一到两名主持人。来自同一机构的参与者(包括主持人和应答者)不得超过两名，除非该机构是会议的关键方面(例如，蒙特雷学院的初级语言教学新方法)。 The proposal should include information about the participants, explaining why they are particularly well suited to serve on the panel. (See参与会议秒。2。)
会议组织者决定选择最适合该主题的小组成员的方法。有些会议把相互认识的人聚集在一起，他们知道自己对一个高度专门的话题有共同的兴趣;其他的会议则把具有某种理论、想法或计划的个人聚集在一起，他们的集体参与将是特别有兴趣的。在这种情况下，会议组织者可能会找到他或她认为对会议贡献最大的三个人，请他们担任小组成员。然而，有时，会议组织者可能提出一个会议的目的正是为了寻找积极参与该主题的个人。然后，组织者将发出征稿通知，宣布他或她打算提议召开一次会议，并邀请未来的小组成员表达他们的兴趣。希望以这种方式邀请小组成员的成员应在MLA网站上提交论文征集请求(参见要求论文召集论文的成员应确认收到所有对召集论文的回应，通知小组成员他们的论文是否被选中，并通知那些提案不能列入会议的成员。
会议组织者和主持人．通常一个提案只有一个会议组织者(组织和提交提案的成员)。提案通常有一个主持人(介绍和主持会议并执行时间限制的成员)。会话组织者可以是(但不一定是)会话主持人。节目中列出了主持人的名字，但没有列出会议组织者的名字。如果主办单位同时也是主持单位，应在提案表格上注明。列出两名组织者的提案应说明哪一位应收到议会会议办公室关于会议的函件。会议组织者和主持人都必须是MLA成员，没有资格获得豁免。
为特别会议准备提案．将用于编写特别会议提案的表格，以及特别会议提案表格的参观，成功提案的例子和其他资料，载列如下可以在MLA网站上找到．提案应该有段落间隔。如果没有段落间隔，提案就很难阅读。希望组织会议的成员应注意提交提案的截止日期(4月1日)。在截止日期后收到的提案将不予考虑。特别会议提案不能与其他提案相联系。每一项特别会议提案将由计划委员会分别评估其优点。
召开特别会议的建议必须完整，才能得到适当的审议。它应包括(1)会议的标题;(2)对会议的详尽描述和主题的理论基础;(三)会议组织者、主持人、与会专家的姓名、职称和机构;以及(4)完整的节目副本，包括演讲标题(如果是小组会议)，参与者姓名，每个人只有一个所属单位。
(1)标题应反映会议的主题和目的。由于会议的标题不仅用在该计划的会议索引中，而且也用在给MLA会员各部分的特殊兴趣邮件中，因此重要的是它们要传达会议的内容。188金宝慱图片“19世纪小说中的自然主义”是一个讨论多种语言小说的会议的恰当标题，但是一个关注两位法国小说家作品的会议可能更准确的标题是Émile左拉和盖·德·莫泊桑的《小说中的自然主义》。同样地，《弗吉尼亚·伍尔夫》的标题并没有表明会议的重点。如果要讨论作者作品中的一个主题，那么更合适的题目可能是弗吉尼亚·伍尔夫的《家庭关系的背叛》的灯塔．
(2)该主题的描述应包括(a)对该主题的解释及其处理方式，(b)就该特定主题组织一场会议的理由，以及对拟议主题与现有学术关系的陈述，以及(c)对每一份报告的简要描述，以及该报告如何与其他报告和整体主题相关的信息。由于方案委员会试图在广泛感兴趣的专题会议和只有少数人感兴趣的专题会议之间取得平衡，因此这些资料很重要。
(3)应包括会议组织者和所有与会者(主持人、应答者、主讲人或小组成员)的姓名、职称和机构。每名参加者只可登记一所院校。一个成员的名字可以在MLA年会上两次出现在节目中(例如，作为主持人，答辩人，或作为发言人或小组成员)。同一机构的个人参加一次会议不得超过两人。一名成员每年只能提议举行一次特别会议。同意参加两届以上会议的成员必须通知每届会议的组织者，然后，组织者应在其提案中指出，如果有必要更换该成员，由谁替换。特别会议提案只能通过立法办网站以所提供的电子表格提交。以电子邮件或论文形式提交的提案不被接受。如果没有提供所要求的所有资料，或如果提案中包括到4月7日还不是国家法律协会成员的人的姓名，或对那些没有放弃成员资格要求的人，则提案将处于不利地位。188金宝慱图片为避免拖延其提案的处理，提议届会的成员应验证会员状态和当前从属188金宝慱图片关系在提交提案之前。如果个人的名字没有出现，你可以致电MLA会员办公室进一步检查。188金宝慱图片
由计划委员会审查．每年5月，计划委员会开会审查所有有效的提案，并选择在即将到来的年会中举行的特别会议。委员会根据提案相对于其他提案的质量来批准提案。该委员会的目标是举办关于各种主题和方法的会议，并在英语和外国语言和文学中分配其选择;写作;学术的、专业的和教学的科目;等等。委员会努力在持续感兴趣的专题和很少或没有受到注意的专题之间平衡其选择。委员会欢迎允许采用各种形式的建议，包括圆桌讨论和电子发言和讲习班，但必须遵守特别会议的所有其他准则。组委会的决定将以书面形式通知主办单位。
通过会话．一旦一个会议被批准，它的组织者应该向小组成员确认他们参加的意图，并重申对他们的期望。会议组织者应认识到，提案中提到的小组成员名单的重大变化可能导致取消已核准的会议，因为各届会议是根据所提交的提案核可的。只有先前提议的演讲者的隶属关系的变化，或更换退出会议的参与者的演讲者的名字，才可以在7月提交给提议者的项目证明上注明。
5.大会
全体会议由个别成员、论坛、MLA委员会或联合组织安排，是关于广泛的公众兴趣的主题的大型公众会议。除了1小时45分钟的主要会议外，最多可安排两次相互联系的会议来讨论一般性专题的专门方面。一次大会不超过4个全体会议，包括主席全体会议。
MLA执行主任在计划委员会的协助下，负责批准每年的大会全体会议。任何希望提议召开全体会议的成员，无论是作为个人成员、论坛执行委员会的代表，还是作为联盟组织的官员，都被鼓励与执行主任(execdirector@mla.org)在提交正式提案之前，讨论下一年的年会计划。
正式提案应详细说明所提议的全体会议的主题和性质，并说明联系会议的数目和目的。主题的描述，长度在500到750字之间，应该包括对主题的解释，组织关于该特定主题的全体会议的理由，以及拟议主题与现有学术的关系的陈述。全体会议提案还应包括全体会议和每届联系会议的名称，全体会议和每届联系会议的主持人姓名，以及所有其他与会者的姓名及其发言名称。应提供所有全体与会者的相关传记信息以及他们的职业关系(每人一份)。每一篇论文或报告的简要描述应该包括，但不发送摘要。提案提交时，所有发言人必须同意参加。如果提议的全体会议需要支付发言者的费用，也应提供费用估计数。所有大会会议的一般准则中都解释了发言者领取付款的资格(见第二节)。每次全体会议的总开支不应超过1 000美元。
提交提案的截止日期是4月1日，但鼓励组织者更早提交提案。方案委员会将审查所有提案，并建议执行主任核可它认为能以富有成效的方式处理适合这种形式的主题的提案。委员们将在5月计划委员会会议后被通知他们的提案的决定。
6.特别活动
特别活动包括诗歌朗诵、电影、表演或其他参与者感兴趣的活动。MLA执行主任在项目委员会的协助下，审查和批准特别活动。特别活动的提案应在特别活动表格上提出(可在MLA网站上获得)，并必须在4月1日之前以电子方式提交。特别活动必须由现任MLA成员提出，或由论坛、联盟组织或MLA委员会作为非担保会议提出。应详细描述特别活动，包括该活动将如何运作，以及谁将在大会上协助该活动。在策划活动时，提案者应记住，MLA使用标准会议室开会。这些房间设置为剧院风格，可能没有舞台，特殊的照明，或专业的视听设备超出一般在大会上提供的。
7.联合组织会议
联盟组织可为大会安排一次1小时15分钟的保证会议。每个小组会议的最后必须留至少15分钟的时间进行讨论，而大多数其他的会议形式都将讨论贯穿始终。联盟组织也可以提议最多增加两次无担保会议;这些建议将由计划委员会审查，该委员会将选择在大会上举行的额外会议。各实体(论坛、联盟组织、MLA委员会)可以独立或与另一个实体合作提交提案，但将优先考虑合作提交的提案。如果一个联盟组织提交了两个非担保会议的提案，则必须有一个提案是协作会议。请注意，每个实体只能提交和参与一个协作会议。作为定期会议的替代方案，联盟组织可以提议召开全体会议(见第5节)，可能与另一个联盟组织、论坛或MLA委员会一起举行。联盟组织可在大会期间的晚上(周五和周六晚上7:15-8:30或周四和周六晚上8:45-10:00)安排非正式聚会，用于商务会议、社交活动或非正式社交(见第10节)。
准备程序副本。计划安排会议的联盟组织将在在线提供节目副本表格(在3月中旬之前)时收到通知。论文征集可以在MLA网站上发表要求论文主办单位应向小组成员确认其参加会议的意向，并应重申对他们的期望。主办单位负责在截止日期(4月1日)前提交相应的节目副本表格。
参与。像MLA大会上所有其他会议的参与者一样，那些参加联盟组织的计划的人必须是MLA会员(除非会员要求已被放弃;188金宝慱图片见第2节)，必须注册参加大会。188金宝慱图片MLA不要求联盟组织的成员资格来参加大会会议。在MLA网站上列出的联合社会活动向在该公约注册的所有人开放。
8.工作小组
工作组为一组成员在公约期间的多个会议上开会讨论其工作提供了一种手段。想要提议成立工作组的立法协会成员必须首先在2月28日之前提交一份参与呼吁，该呼吁将向会员公布。188金宝慱图片组织者将邀请8到12名同意在大会期间在两到三次会议中会面讨论他们的工作的参与者，为一个集体项目或结果而努力。所有获核可的工作组都必须在上面设立工作组MLA共用，在公约开始前，文件和其他材料必须分发给与会者和审核员。会议时间将用于非常简短的报告和扩展的讨论，而不是用于阅读论文。
计划委员会审查所有有效的工作组提案，并选择在大会上举行的提案。为了有效，工作组的提案必须在提交之前发出参与呼吁，并且提案必须在4月1日之前通过MLA网站提交。申请人必须是现任立法会议员。所有会议参与者必须是MLA成员或在4月7日之前已被授予成员豁免(见第2节)。188金宝慱图片
与MLA大会所有其他会议的与会者一样，提议或参加工作组的人必须是MLA成员，登记参加该公约，并遵守所有参加准则(见第2节)。工作组涉及多个会议，因此工作组的与会者不能参加任何其他会议。
9.社交活动，非正式聚会和联合组织商务会议
现场的社交活动
社交活动为与会者的非正式聚会提供了机会。论坛执行委员会、MLA委员会、联盟组织和机构部门和学校可以提交在大会周五或周六晚上7:15-8:30时间段举行现场社交活动的请求。
要获得项目中所列的批准活动，您必须在4月1日前提交申请。
深夜的事件
深夜活动可以安排在大会周四和周六晚上8:45-10:00的时间段，用于商务会议、社交活动或非正式的社交活动。名额将按照先到先得的原则分配，优先考虑联盟组织，并必须通过电子邮件提出申请dhenry@mla.org．
深夜活动将不列在印刷节目单上，但将列在MLA网站上。申请必须在10月15日前提交。
外部事件
非现场活动可以在餐厅、非总部地点或其他地点举行。然而，由于调度会议会话的复杂性，在调度会议时不能考虑场外事件。为避免冲突，请将您的场外活动安排在8月1日之后。
申请可于8月1日至10月15日之间提交。
提交的作品将出现在网上;非现场活动将不列在印刷程序中。